Mýtus bezpapírové kanceláře

Bez ohledu na rozsáhlou elektronizaci tvorby dokumentů se jich celá řada zpracovává v klasické papírové podobě. Je otázkou, jak se s těmito dokumenty se ctí vypořádat a jak z nich vytěžit maximum pro činnost organizace. Podnik, který denně přijme kolem 100 papírových dokumentů, nashromáždí za 5 let přibližně 180 tisíc stran A4. K uložení takového množství papíru je třeba prostor, který odpovídá kanceláři pro 2–3 pracovníky.

Elektronické dokumenty a e-mailová komunikace pronikly hluboko do našeho pracovního i soukromého života. Počítače vytlačily psací stroje, příjem a distribuce informací se přesunuly do počítačů na našich pracovních stolech. A přesto, navzdory všem vizím tzv. bezpapírové kanceláře, zůstává řada procesů svázána s papírovými dokumenty. Asi není pochyb o tom, že proces elektronizace v oblasti dokumentů je nezvratný. Otázkou však zůstává, jak rychle bude postupovat a jakých typů dokumentů se nakonec dotkne. Ať už to ale dopadne jakkoliv, je zřejmé, že současná praxe je a v blízké budoucnosti stále bude živou směsí papírových a elektronických dokumentů, jejichž společný objem neustále narůstá. Je otázkou, jak se s těmito dokumenty se ctí vypořádat a jak z nich vytěžit maximum pro činnost organizace.

Proč digitalizovat

Na první pohled je přínos skenování, digitalizace papírových dokumentů sporný. Pokud papírový dokument zaevidujeme a necháme jej fyzicky obíhat organizací, pokryjeme tím potřebu většiny důležitých procesů. Korespondence, faktury, objednávky, to vše jsou dokumenty, které mohou fyzicky dostihnout svého adresáta, kde proběhne jejich kontrola, přetypování do ERP systému, nebo další činnost s dokumentem spojená. Po vyřízení je dokument zařazen do archivu a hlavní část životního cyklu se uzavírá. Proč tedy zavádět nějaké změny? Jaké důvody hovoří pro zavádění digitalizace dokumentů?

Elektronický archiv – bezpečnost a dostupnost

Z pohledu životního cyklu dokumentu může nastat situace, kdy je dokument považován za finalizovaný a neměnný. Korespondence byla přijata, nabídka byla vystavena, smlouva byla podepsána… Od té chvíle již není předmětem zájmu dokument samotný, ale činnosti vyplývající z jeho obsahu. A právě tento obsah hraje hlavní roli v hledání odpovědí na otázky, proč některé dokumenty potřebujeme takříkajíc vidět na vlastní oči a jiné nikoliv.

Strukturovanost, typ a množství informace obsažené v dokumentu mají samozřejmě vliv na převedení obsahu do informačního systému. A je více než jasné, že natypování strukturovaných účetních dokumentů je něco jiného než smlouva, nákres součástky nebo fotografie z místa pojistné události. Z uvedeného příkladu vyplývá, že některé dokumenty mohou být svým obsahem v procesech podniku nepostradatelné a musejí proto být příslušným pracovníkům stále snadno dostupné.

Zatímco management vystačí s „makro“ ukazateli podnikových procesů, vedoucí projektů, produktoví manažeři a specialisté nalézají v dokumentech informace, které významně podporují jejich hlavní činnost. Tento fakt vede obyčejně na vytváření pracovních kopií daných papírových dokumentů pro specifické účely. Opomeneme-li náklady spojené s pořízením kopií a čas spojený s dohledáním originálu, zůstává zde ještě otázka bezpečnosti. Nekontrolovaný tok kopií důležitých dokumentů organizací může mít neočekávané následky. A to jak ve vztahu k platné legislativě například o ochraně osobních údajů, tak i ve spojení s nežádoucím únikem know-how. Tyto situace jednoznačně navyšují operační rizika a přinášejí ve svém důsledku neočekávané náklady.

Samotná digitalizace tyto otázky samozřejmě neřeší, ale ve spojení se systémem elektronického archivu zajišťujícího řízený přístup k dokumentům řeší jak otázku dostupnosti, tak bezpečnosti. Zavedením těchto změn můžete výrazně eliminovat vznik mnoha operačních rizik.

Archiv dokumentů aneb Kam s ním

Téma digitalizace papírových dokumentů se velice často spojuje s jejich archivací. Zde hraje velkou roli legislativa, která ukládá povinnost archivovat různé druhy dokumentů po předepsanou dobu. V některých případech je to i sám podnik, který reguluje archivaci a skartaci dokumentů, které považuje za důležité. Tím vzniká směs pravidel určujících, jak se bude s dokumenty zacházet. Vhodným nastavením digitalizačních procesů máte jedinečnou příležitost odklonit tok papírových dokumentů co nejdříve do archivu a pracovat pouze s jejich elektronickými kopiemi.

Množství archivovaných papírových dokumentů určuje, jak moc budou palčivé otázky umístění archivu. Například podnik, který denně přijme kolem 100 papírových dokumentů, nashromáždí za 5 let přibližně 180 tisíc stran A4. K uložení takového množství papíru je třeba prostor, který odpovídá kanceláři pro 2–3 pracovníky.

Zjednodušeně se dá říci, že výsledek výpočtu „úložné prostory × jejich cena × čas archivace“ je dobrým podkladem pro rozhodování kam s papírovými dokumenty. Zda hledat levné podnikové prostory nebo nevyužít stále se rozšiřující nabídky komerčních spisoven. Tam jsou dokumenty uloženy v odpovídajících skladovacích podmínkách a chráněné nejen před neoprávněným přístupem, ale často i před působením živelných pohrom.

Dokladování procesů a průkaznost předkládaných argumentů jsou často založeny na originálních papírových dokumentech. Nesmíme tedy zapomenout, že „četnost“ těchto případů by měla hrát jednu z hlavních rolí při analýze nákladů na archivaci papírových dokumentů, neboť tím vznikají další, „manipulační náklady“ při jejich vyhledávání, zakládání atp.

Papír v našich službách – OCR, formuláře

Pojem digitalizace bývá často spojován pouze s převodem papírových dokumentů do elektronické podoby. Současné technologie však kromě skenování v excelentní kvalitě nabízejí i další výhody. Ve spojení s OCR technologií můžete vytvářet PDF soubory, které obsahují jak digitalizovaný obraz dokumentu, tak i rozpoznaný text. Takový dokument pak můžete jak vyhledávat podle obsahu (fulltextově), tak pracovat s jeho obsahem typickým copy&paste způsobem.

Neméně užitečnou technologií je tzv. vytěžování formulářů. V případech, kdy potřebujete snadno získat strukturovaná data v elektronické podobě, je výhodné použít formulářová řešení určená pro sběr strukturovaných informací. Hlavní výhodou je, že příslušná data nemusíte z formuláře přepisovat do svého informačního systému.

Kromě této funkce nabízejí formulářové systémy i možnost kontroly zadávaných dat, takže se zvyšuje i jejich kvalita. Potíže nastanou v okamžiku, kdy vaši klienti nejsou schopni nebo ochotni tyto technologie používat. Zde přijde ke slovu papírový formulář, který je třeba po vyplnění klientem přetypovat do informačního systému. Tuto práci lze automatizovat a zrychlit právě nasazením řešení pro vytěžování papírových formulářů. Systém dokument nejen digitalizuje, ale dokáže rozpoznat, o jaký formulář se jedná, a pomocí OCR/ICR technologií (rozpoznávání strojového a ručně psaného písma) převést vyplněná data do strukturované elektronické podoby, kterou je možné jednoduše zapsat do informačního systému. Technicky lze pak takové formuláře realizovat například jako inteligentní PDF formuláře, které můžeme tisknout, strojově vyplňovat i ukládat jejich obsah ve formě datové věty pro automatizované zpracování.

Ačkoliv jsou papírové dokumenty stále více vytlačovány na okraj moderními a efektivnějšími způsoby uchování informací, je zřejmé, že tu s námi ještě nějaký ten čas zůstanou. Je v nich uloženo informační dědictví minulosti, které si nemůžeme nebo nechceme dovolit ztratit, a v některých případech mají nesporné výhody i v současnosti. Ten, kdo dokáže tyto „papírové“ informace efektivně zapojit do svých každodenních činností a využít předností, které i v dnešní době stále nabízejí, získá konkurenční výhodu. A digitalizační technologie jsou na této cestě stále mocným pomocníkem.

Autor je Product Manager, Divize Správy a řízení dokumentu, ICZ

Foto: CIO