V době digitální transformace jsou organizační změny neustálé. Je na vedoucích IT oddělení, aby zajistili, že změny, které jejich digitální iniciativy přinášejí do podnikových pracovních postupů, budou absorbovány uživateli, kterých se týkají, a tito uživatelé na ně budou reagovat.
Co se dozvíte v článku
Příliš často je však řízení změn považováno za myšlenka navíc, poznamenává Munir Hafez, senior viceprezident a CIO v agentuře TransUnion pro podávání zpráv o spotřebitelských úvěrech.
Stejně jako ostatní digitálně zdatní IT lídři i Hafez věří, že řízení organizačních změn (OCM) není příjemné, ale je absolutním požadavkem pro dlouhodobý úspěch.
Máme nové jméno
Populární ekonomicko-technický magazín CIO Business World od letošního roku změnil název na CIOtrends.
„Efektivní OCM nejenže umožní úspěšnou realizaci projektu nebo transformaci, ale může také učinit přechod hladším a organizací snáze absorbovatelným,“ říká a dodává, že to platí zejména tehdy, když projekty vedou ke změnám procesů, včetně dopadů na provoz, zaměstnaneckou podporu nebo dopady na koncové uživatele.
Přijímá vaše organizace změnu nebo se jí prostě děsí? Zde je šest způsobů, jak mohou IT lídři zaostávat v úsilí o řízení změn.
Nevyhledáváte externí nebo interní expertizy
Přijmout výzvy řízení změn jako samozřejmost tím, že se do nich pustíte sami, je jedním ze způsobů, jak se vedoucí IT s řízení změn vydají špatnou nohou.
HP Knowledge HUB pro moderní firemní IT
NOVINKA Navštivte novou speciální on-line zónu CIO Business Worldu, kde vám ve spolupráci s HP budeme průběžně radit, jak snadno a bezpečně pracovat na cestách, jak si usnadnit život používám správných nástrojů, jak zvládnout přechod z kanceláří domů a zase nazpátek a jak se přitom chovat ekologicky.
Pomoc a inspiraci pro moderní IT najdete v našem HP Knowledge HUBu.
Místo toho by měli zvážit partnerství s odborníky, kteří se v řízení změn živí, radí Hafez. „Nenajali byste někoho, kdo neví, jak psát kód, aby vyvíjel váš software, tak proč byste očekávali, že projektový manažer nebo obchodní analytik bude řídit změny?“
Řízení změn je specializovaná disciplína, stejně jako obchodní analýza, vývoj uživatelské zkušenosti nebo obchodní analýza. „Vyžaduje stejné kroky ke kompetentnosti, včetně učení se o ní od odborníků a její procvičování, abyste se poučili z chyb,“ říká Hafez. „Vedoucí IT by měli spolupracovat s externími partnery, kteří by do projektu vnesli své odborné znalosti nebo využili interní týmy specializované na řízení změn.“
Hafez věří, že je také důležité od samého začátku budovat participaci zainteresovaných skupin. Doporučuje dodržovat přístup, který rekrutuje vlivné a respektované zaměstnance jako zastánce změny. „To umožňuje koncovým uživatelům obhajovat technologii spíše než technology,“ vysvětluje. „V důsledku toho je upřednostňována použitelnost systému, aby byl zajištěn bezproblémový proces přijetí.“
Ztrácíte ze zřetele celkový cíl – a nerespektujete obavy zaměstnanců
Namísto toho, abyste se na řízení změn dívali jako na sadu statických procesů, využijte jej jako dynamickou schopnost, která podporuje agilitu a odolnost.
Chcete dostávat do mailu týdenní přehled článků z CIOtrends? Objednejte si náš mailový servis a žádná důležitá informace vám neuteče. Objednat si lze také newsletter To hlavní, páteční souhrn nejdůležitějších článků ze všech našich serverů. Newslettery si můžete objednat na této stránce.
„S tím, jak se vyvíjejí technologie umělé inteligence, mohou organizace využívat rámce k měření krátkodobé návratnosti investic z iniciativ AI na základě klíčových ukazatelů výkonu (KPI) souvisejících s obchodními cíli,“ říká Soumendra Mohanty, ředitel pro strategii u poskytovatele řešení pro datovou vědu a AI, společnosti Tredence. „Zavedením kultury, která si cení neustálé zpětné vazby a učení, se mohou organizace rychle orientovat na základě údajů o výkonu, což jim umožňuje proaktivně reagovat na požadavky trhu a technologický pokrok.“
Běžná mylná představa, říká Mohanty, je podceňování emocionálních a psychologických aspektů změny. „Vůdci se často zaměřují na proces a technologii a zanedbávají potřebu řešit obavy a odpor zaměstnanců,“ poznamenává. Úspěšná iniciativa změny vyžaduje hluboké porozumění motivacím zaměstnanců, jejich obavám a aspiracím. „Lídři by měli upřednostňovat komunikační strategie, které podporují důvěru a transparentnost a vysvětlují nejen to, jaké změny se dějí, ale také proč na nich záleží.“
Chybí vám komunikační strategie
Lídři často přehlížejí důležitost budování silných komunikačních vazeb mezi vedením a členy týmu, říká Pavlo Tkhir, technický ředitel společnosti Euristiq pro vývoj softwaru. „Poskytování podpory zaměstnancům během změn je jedním z klíčových rysů dobré iniciativy řízení změn,“ říká.
Video ke kávě
Máte čas na rychlé a informativní video?
Komunikaci s podporou lze řešit mnoha způsoby, včetně školení, aktualizací projektů a osobních a virtuálních setkání. Jasná komunikace by se však neměla omezovat na formální kanály. Vždy je dobrý nápad poskytování osobní rady a podpory.
Nejdete příkladem – ani nepěstujete kulturu důvěry
Jít příkladem je pro každého lídra skvělý způsob, jak implementovat změny, říká Pascal Yammine, generální ředitel společnosti Zilliant, která vyvíjí software pro optimalizaci a správu cen.
Aby byla iniciativa v oblasti řízení změn přijata, musí příklad přijít shora a prosakovat celou organizací, uvádí Yammine. Významnou roli při zavádění změn hraje také vliv dlouholetých členů týmu. „Takové jedince musí vedení inspirovat, povzbuzovat a podporovat,“ radí. „Je klíčové přinést nové perspektivy, které zpochybňují konvenční myšlení, což je nezbytnou součástí transformace.“
Úspěšná změna nakonec závisí na lidech, a proto je zaměření na kulturu a komunikaci zásadní, říká Yammine. Budování důvěry v tým a organizaci jako celek je zásadní pro řešení nejednoznačnosti. „Jako vůdce nejste schopni předvídat vše, ale můžete se připravit a předvídat různé scénáře,“ říká. „Vůdci si také musejí být vědomi rizik, která podstupují, aby zajistili, že tato rizika jsou přiměřená.“
Vedoucí IT musejí pochopit, že při práci na implementaci správné strategie nastanou časy nejistoty. „Když jsme ve společnosti Zilliant čelili momentům pochybností, zjistili jsme, že je nezbytné soustředit se na malá vítězství,“ říká Yammine. „To nám umožnilo udržet tempo, transparentně komunikovat o výzvách a pokroku a zůstat flexibilní, vědět, kdy upravit kurz, a přitom mít konečný cíl na dohled.“
Nebudujete silnou vnitřní podporu pro změnu
Abyste uspěli s OCM, musíte začít s projektovým týmem a podporovateli z řad výkonného vedení, poté rozšířit jeho pole působnosti na všechny členy IT týmu a nakonec na všechny dotčené obchodní zaměstnance, radí Meredith Bilow, ředitelka technologického výzkumu a poradenské společnosti ISG.
Bilow však poznamenává, že podniky někdy obcházejí první skupiny stakeholderů a vrhají se přímo na potřeby podnikových uživatelů. „Jde o promarněnou příležitost, jak zvýšit důvěryhodnost projektového a IT týmu, vybudovat spolupráci napříč interními IT a/nebo obchodními procesy a posílit schopnost týmu dodávat včas, v rámci rozpočtu a v rámci iniciativ.“
Účinnou taktikou řízení změn je vytvoření zkráceného, opakovatelného souboru nástrojů pro přijetí v rámci kanceláře projektového řízení organizace (PMO). Další možností je zřízení centra excelence OCM v rámci úřadu pro řízení transformace podniku (TMO), pokud takové existuje.
Namísto diktování změn shora Bilow doporučuje zapojit do procesu změny zaměstnance členů týmu. „Toho lze dosáhnout prostřednictvím workshopů, které podpoří vstupy do iniciativ AI nebo změn strategií, a tím podporují pocit vlastnictví a soulad s obchodními cíli,“ vysvětluje. „Zapojení týmů do identifikace projektů s rychlou výhrou může například vybudovat sebevědomí a podpořit větší transformace.“
Průběžná zpětná vazba umožňuje organizacím dynamicky přizpůsobovat iniciativy změn. „Využití nástrojů umělé inteligence ke shromažďování informací o náladě zaměstnanců a dopadu projektu může vést k úpravám v reálném čase,“ říká Mohanty. „Tento adaptivní přístup zajišťuje, že úsilí o řízení změn zůstane relevantní a efektivní.“
Nenaplánovali jste zkušební provoz
Zkušební provoz může organizaci pomoci vyřešit všechny nedostatky, než se z celého srdce zaváže k efektivnímu rámci řízení změn. Začněte tím, že se zaměříte na aktuální projekt. Bilow doporučuje vytvořit malý rozpočet OCM pro aktuální projekt a poté najmout butikovou poradenskou firmu pro OCM, která pro řízení tohoto úsilí. „Můžete být výkonným sponzorem a pověřit někoho ze své organizace, koho byste chtěli v této oblasti školit,“ říká.
Bilow doporučuje začlenit posilovací a vhledové mechanismy. „Dostanete to, co změříte,“ říká. „Zahrňte metriky výkonu, KPI [a] týmové uznání, které podporuje metriky chování a přijetí, které hledáte.“
CIOtrends si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU