Výběr konzultanta pro podporu při výběrovém řízení na dodávku IT

Chce-li vaše společnost implementovat nový informační systém, stojíte před nelehkým rozhodnutím. Půjde o investici, která významně zatíží váš rozpočet a ovlivní chod celé firmy na několik let. Stále více společností dnes proto sahá po službách externích konzultantů, kteří se na výběr informačních systémů specializovali. Ovšem i mezi poradci se vyskytují „černé ovce“, jimž jde především o vlastní zisk. V následujícím článku se dozvíte, na co dávat pozor, hledáte-li seriózního, nezávislého a objektivního poradce.

Vraťme se ale na začátek, do situace, kdy projekt pořízení nebo výměny systému plánujete. Máte možnost se rozhodnout pro několik způsobů výběru softwaru, zejména pak, zda si jej vyberete vlastními silami, nebo vám někdo pomůže. Od napsání prvních programů se teorie i praxe zabývá tématem výběru softwaru. Za dlouhé období vznikla a v literatuře byla popsána řada postupů, které se od sebe značně liší:

• náhodně zvolený informační systém
• hledání na internetu
• návštěva výstav
• využití nejrůznějších veřejně dostupných přehledů trhu
• využití vlastních přehledů trhu
• nákup na základě doporučení uživatelů
• nákup na základě doporučení v odborné literatuře
• vnitrokoncernové doporučení
• doporučení některého z dodavatelů IS

Jedná se o postupy, které si zákazník realizuje sám. Bohužel jsou pro úspěch celého projektu značně rizikové a výsledek je těžko dokladovatelný. Řada manažerů a IT pracovníků si zcela dobře uvědomuje nebezpečí chyb a raději volí strukturované postupy pro výběr systému. Přesunou tak část zodpovědnosti na společnost mající s podobnými projekty nesrovnatelně větší zkušenosti. Na trhu se můžete setkat s následujícími strukturovanými postupy, které jednotlivé konzultantské společnosti nabízejí:

• Otestování většího počtu softwarů (10–20) na analyzovaných procesech přímo u zákazníka – konzultant zmapuje vaše firemní procesy a detailně otestuje jejich podporu nabízenými aplikacemi. Metoda je velice spolehlivá, ale zároveň značně časově a finančně náročná. Doporučuje se nejčastěji při projektech, kdy jdou ceny licencí do desítek milionů korun.
• Oslovení celého trhu a vyhodnocení pomocí internetu – zdokumentované a optimalizované procesy jsou zveřejněny ve formě poptávkového katalogu na webu, který mohou vyplnit všichni dodavatelé. Metoda zaručuje transparentnost a objektivitu výběrového řízení. Předpokládá, že předchází kvalitní procesní analýza.
• Doporučení konzultanta na základě zkušeností – požadavky jsou získány na základě dotazníků a na základě zkušenosti s několika systémy je proveden výběr. Je zahrnut omezený počet systémů a informace nejsou zcela aktuální.
• Výběr pomocí tzv. checklistů (rozsáhlé katalogy standardní funkcionality) – dodavatelé pravidelně (max. však jednou do roka) vyplňují katalog. Zákazník si vybere, jaké funkcionality chce, a na základě jeho volby je vybrán dodavatel. Nejsou vzaty v potaz individuální požadavky zákazníka a data opět nejsou aktuální.
• Použití provizního/makléřského principu – požadavky na IS jsou zdokumentovány a porovnány se systémy, které má konzultant ve svém portfoliu. Výhodou je nižší cena, která však může být kompenzována větším počtem programových úprav u vybraného systému, znamenajících náklady a budoucí problémy. Hrozí zde zvýhodnění dodavatelů na základě výše provize, počet oslovených dodavatelů je velice omezený.
• Individuálně vyvinuté řešení – zákazníci, dlouhodobě frustrovaní z neúspěšných výběrů si nakonec nechají naprogramovat individuální software. Takto vznikla řada skvělých aplikací, pro prvního zákazníka bývají bohužel značně drahé.

Každý konzultant zabývající se výběrem informačních systémů, využívá některou metodiku, proto si nechte detailně předvést a vysvětlit celý postup. Zejména pak, jak vám zajistí transparentnost a dokladovatelnost jednotlivých částí výběrového řízení. Máte-li už na stole několik nabídek konzultantů, můžete jednotlivé metodiky lehce porovnat a zvolit tu, jež vašim potřebám nejlépe vyhovuje.

Pokud jste se rozhodli pro metodiku, zbývá vybrat konzultanta nebo poradenskou společnost, která vám za pomoci určeného postupu vybere vhodný informační systém. Zvolený konzultant rozhoduje o osudu projektu, a tím pádem i vaší společnosti. Věnujte proto dostatek času rozhodnutí, komu takovou zodpovědnost svěříte. Přednosti i zápory jednotlivých typů poradců přináší tabulka nahoře.

Jak zjistit, kdo je vhodný?

Jedním z kritérií je první dojem, který konzultant zanechá. Důležitý je pocit, zda s tímto člověkem a společností, kterou zastupuje, budete moci vycházet. Pokud ano, vyzvěte ho, aby vám předložil seznam referencí, v němž u zákazníků nebude chybět název implementovaného systému a rok jeho zavedení. Jedná-li se opravdu o objektivního a nezávislého konzultanta, naleznete v seznamu různé softwary. Pokud vám konzultant seznam odmítne předložit nebo se opakují stále stejné informační systémy, je to jasný signál, že konzultant není nezávislý. U našich západních sousedů se pro tyto konzultanty nebo firmy vžil pojem „Rucksackberater“ – volně přeloženo: poradce, který si k zákazníkovi nosí v „batohu“ pár oblíbených, spřátelených řešení a jedno z nich zákazníkovi „vysype“. Bohužel se s podobnými konzultanty můžeme setkat stále často, a není tedy divu, že průzkumy ukazují, kolik implementací informačních systémů dopadá přečerpáním projektového rozpočtu, nedodržením termínů, nebo dokonce úplným fiaskem (uváděny jsou až dvě třetiny). Pokud je vše v pořádku, ověřte si reference alespoň telefonicky. Není v našich kotlinách neobvyklá situace, kdy společnosti uvádějí mezi svými zákazníky, pro něž vybíraly software firmy, které o nich nikdy neslyšely nebo u nichž některý z konzultantů kdysi instaloval tiskárny. Podstatné je, jakou činnost poradce u zákazníka prováděl. Dobrý konzultant by měl nabízet další podporu po výběru samotného IS. Zejména při podpisu smlouvy s dodavatelem (což bývá velice náročný úkol) a během samotné implementace, jako kontrolní pojistka zastupující zájmy zákazníka. Samozřejmě by neměl tyto služby pouze nabízet, ale měl by mít také dostatečné zkušenosti.

Souhlasíte-li s metodikou i poradenskou firmou, nebrání nic zahájení dlouhého procesu výběru a implementace, na jejímž konci bude, jak pevně doufám, úspěšně nasazený informační systém. Využitím služeb zkušeného a zejména poctivého konzultanta nebo společnosti podstatně snížíte rizika plynoucí z náročného projektu a výrazně zvýšíte šanci, že se „vaše“ implementace zařadí mezi procentuelně menší skupinu těch úspěšných.

Foto: CIO