Jak ve firmě zvládnout management kvality

S rozvojem moderní techniky, která se na počátku 3. tisíciletí soustředí na internetové technologie, okamžitou dostupnost informací a informační společnost, se každý manažer kvality musí zamýšlet nad otázkou, zda jeho podnik může i nadále obstát před konkurencí s udržováním systému řízení kvality vystavěným na pilířích média, jakým je obyčejný papír.

Využití pouhých papírových formulářů a sdílení informací v tištěné podobě se stává pro moderně fungující společnost stavem, který může být nahlížen jako stav udržitelný, ale při pohledu zvenčí se jeví jako brzda dalšího rozvoje generující nepřiměřené náklady na údržbu a jako stav, jehož prostřednictvím nelze zajistit okamžitou dostupnost informací v reálném čase, jakou nabízejí moderní systémy na bázi internetu.

V současné době jsou na trhu dostupné různé softwarové aplikace určené výhradně pro potřeby managementu kvality. Tyto aplikace dokáží podniku přinést určitý pocit uspokojení nad využitím nástroje pro evidenci neshod či správu dokumentů, ale jejich negativem je míra specializace na oblast řízení kvality a odtržení od ostatních softwarových nástrojů využívaných v podnikovém prostředí. Spolu s nimi jsou používány další databáze, lokální a síťové disky a běžní zaměstnanci nejsou v rámci své pracovní rutiny nuceni k aplikaci přistupovat, či se přístup k aplikaci z důvodu malé četnosti jejího používání stává pro zaměstnance překážkou, kterou se pokouší obejít.

Dalším rozšířeným nástrojem je statický firemní intranet, jehož používání bývá svázáno nepružnými pravidly vztahujícími se k jeho administraci – interní předpisy musejí být předávány po schválení ke zveřejnění dedikovanému administrátorovi, který zajišťuje zveřejnění dokumentů s určitou časovou prodlevou. Samotný intranet řeší problematiku zveřejňování dokumentů a různých statických přehledů, neřeší již procesní workflow konkrétních požadavků generovaných v podniku a neumožňuje reporting probíhajících činností v reálném čase.

Ideální situací pro každého manažera kvality by měl být stav, kdy společnost využívá jednu či dvě softwarové aplikace a v rámci jednoho systému, do nějž jsou zapojeny všechny úseky, řídí nejen management kvality, ale především zajišťuje její procesní řízení napříč celou organizační strukturou a zabezpečuje naplňování požadavků jak normy ISO 9001:2000, tak i například environmentálního managementu dle ISO 14001 či managementu služeb IT dle ISO 20000. Pakliže takový systém navíc nabízí možnost on-line vzdáleného přístupu včetně portálů pro zákazníky, dodavatele a partnery, tak se hodnota a přínos aplikace pro společnost dále umocňuje a zvyšuje.

Výstavba systému managementu kvality se pomalu stává nezbytnou součástí každé moderně řízené společnosti ve světě a je provázána se všemi jejími oblastmi, počínaje obchodem, plánováním, výrobou a konče kontrolou, personalistikou a ekonomikou. Před implementací systému řízení kvality dle mezinárodních standardů je nezbytné provést analýzu a zhodnocení současného stavu fungování ve srovnání s požadavky vybraných mezinárodních standardů. Jedná se o plošnou kontrolu shody současného stavu ve společnosti z pohledu procesního řízení, strategie, orientace na zákazníka, personálu a dalších požadavků.

Náročnost samotné integrace je závislá na úrovni stávajícího systému, na rozsahu a na kvalitě vnitřních předpisů, postupů a na schopnosti zaměstnanců realizovat potřebné změny. Naprostou nezbytností je podpora vrcholového vedení. Aby se vybudovaný systém stal efektivním nástrojem řízení, je zapotřebí jej se neustále vyvíjet, a to jak v závislosti na vlastním rozvoji organizace, tak jako reakce na změny v jejím okolí. Teprve skutečně kvalitně nastavený systém může včas na změny upozornit (například na změnu v chování zákazníků), ale současně také umožní organizaci okamžitě reagovat -- a to pouhou změnou svého nastavení. Systém se tak neustále mění, vyvíjí a zdokonaluje a spolu s ním se mění, vyvíjí a zdokonaluje sama organizace -- kvalitní systém se tak nestává brzdou, ale naopak, stává se nástrojem růstu.

Autor pracuje jako manažer kvality ve společnosti Grall.

Foto: CIO