Firemní schizofrenie – zavedené zvyky versus moderní nástroje

Přechod na moderní nástroje nebo proces migrace IT do cloudu není vždy hladký. 

Zaměstnanci mají často problém přizpůsobit se novým procesům, zatímco vedení se potýká s tím, jak nové nástroje integrovat, aniž dojde k narušení běžného chodu firmy. Tento konflikt vede k frustraci, ztrátě produktivity a pocitu nejistoty, což dále prohlubuje „firemní schizofrenii“.

Nové nástroje nestačí

Jedním z atributů podnikového prostředí je vysoká míra konzervatismu. V mnoha firmách a organizacích stále převládají tradiční nástroje, jako jsou papírové záznamy, lokální servery nebo manuální procesy. Důvodem je strach ze změn, vysoké náklady na školení zaměstnanců nebo prostě neochota opustit „komfortní zónu“. Tyto nástroje sice poskytují stabilitu, ale ve srovnání s moderními technologiemi nemohou konkurovat rychlostí ani dostupností.

Jak zvládnout digitalizaci, automatizaci a AI v malé firmě s Petrem Mackem

0:00/

Firmy fungují na osvědčených procesech, které se léta nezměnily – e-mail jako hlavní komunikační nástroj, lokální úložiště, tabulky v Excelu, jež si každý upravuje po svém a pak je posílá zpět. Pokud máte někde server běžící pod starým, ale dobrým a osvědčeným systémem Windows NT, nejste na tom zdaleka nejhůře, stále se používají programy napsané v Cobolu a Fortranu.

Změna totiž přináší nejistotu. A pokud vedení firmy nebo IT oddělení pouze nasadí nový nástroj, ale nezmění způsob práce, výsledek bývá paradoxní: více nástrojů, více chaosu, více frustrace. Cloudové nebo hybridní nástroje jako Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Asana, Notion nebo Trello umožňují týmům spolupracovat v reálném čase, anotovat přímo v dokumentu, transparentně delegovat úkoly a sledovat jejich průběh, automatizovat rutinní činnosti a udržovat data a dokumenty v bezpečí. Jenže pokud někdo trvá na tom, aby se výstup z cloudu vytiskl a podepsal, efektivita výrazně klesá.

Problém může být jak na straně zaměstnance, tak na straně vedení. Pracovníci začnou cloudové nástroje používat, protože si uvědomí jejich výhody a dopad na produktivitu. Zvláště pokud je ve firmě povoleno nebo tolerováno používání vlastního zařízení (BYOD) a nadřízení to akceptují pouze formálně, ale ne prakticky. 

Vedení požaduje podepisování dokumentů, vyžaduje klasické výstupy z PowerPointu, manažeři se odmítají přihlásit do nového systému nebo se bojí sdílení dokumentů v cloudu. Dochází ke konfliktu mezi moderní digitální infrastrukturou a desítky let zavedeným myšlením. Pokud se nové moderní nástroje nevyužívají naplno, nepřinášejí očekávané přínosy.

Dilema CIO a IT oddělení

Oddělení IT stojí před těžkým rozhodnutím. Má umožnit zaměstnancům a/nebo manažerům používat jejich oblíbené efektivní (ale neschválené) nástroje, nebo má striktně trvat na centralizovaném systému. Oba přístupy mají své výhody i nevýhody. Klasické postupy jsou prověřené časem, vyladěné, přizpůsobené firemním procesům a pravděpodobně poměrně dobře zabezpečené, alespoň proti hackerům „staré školy“. Odmítání nových nástrojů postupně vede ke snižování efektivity, zbytečnému zdvojování práce nebo ručnímu předávání dat. Zaměstnanci, kteří chtějí pracovat efektivně, narážejí na odpor IT oddělení nebo vedení, což vede k frustraci a tzv. stínovému IT, tj.  používání neschválených aplikací mimo dohled IT oddělení.

Někdy se IT oddělení staví zdrženlivě k návrhům na transformaci infrastruktury do cloudu a nasazení moderních nástrojů; důvodem může být obava CIO a jeho podřízených o své pozice a pracovní místa. To však zdaleka není pravda. Řešení využívající cloudovou architekturu a umělou inteligenci umožňují zefektivnit, a hlavně zjednodušit provoz infrastruktury, čímž IT oddělení zbavují rutinních provozních a údržbových činností. Cloud a AI by proto CIO neměl vnímat jako potenciálního nepřítele ohrožujícího jeho pozici, ale jako technologického partnera.

Migrací služeb do konsolidované IT infrastruktury se IT oddělení zbaví rutinních problémů každodenního provozu a jeho kvalifikovaní pracovníci mohou přemýšlet o dalším vývoji či implementaci nových aplikací do praxe, čímž se zefektivní podpora IT služeb pro primární obchodní potřeby firmy. IT oddělení se nemusí obávat, že by s nástupem moderních technologií ztratilo své pozice, právě naopak. Místo generování IT služeb se bude moci soustředit na optimalizaci využití služeb pro splnění obchodních požadavků. Díky této vizi se posílí význam IT oddělení a jeho činnost se přesune od rutinních činností zajišťování a neustálé obhajoby IT rozpočtu k vyšším cílům.   

Terapie firemní schizofrenie

Aby firma nebo organizace mohla migrovat svou IT infrastrukturu nebo její část do cloudu a začít využívat nové moderní nástroje založené na umělé inteligenci, musí nejprve přijít na řadu vzdělávání. Přestože ekonomická kritéria cloudu jsou spíše tématem pro vedoucí pracovníky a finanční management, praxe je taková, že IT oddělení mají velmi silné slovo při určování trendů a názory, které prezentují, mohou vedoucí pracovníky významně ovlivnit. Nestačí jen nasadit nový nástroj. Zaměstnanci i manažeři musejí pochopit, proč je výhodné jej používat.

Firmy potřebují jednotnou digitální strategii, což v praxi znamená sladění výběru nástrojů, procesů a cílů. Tím se odstraní roztříštěnost a nadbytečnost. I zde platí lidová moudrost, že nelze zametat schody zdola nahoru. Změna musí přijít shora a manažeři a vedoucí pracovníci musejí jít příkladem. Pokud vedoucí pracovník pracuje v cloudu a sdílí dokumenty, tým ho bude následovat. Velmi důležitá je také úprava metrik. Jinými slovy, pracovní výkon se neměří počtem odeslaných e-mailů. Ve firmě by měla existovat kultura komunikace a důvěry, pokud možno méně kontroly, a hlavně více odpovědnosti.

Video ke kávě

Máte čas na rychlé a informativní video?

• 

Řešením může být postupné zavádění, kombinace starých systémů s novými technologiemi, tedy hybridní model, a především důkladné školení zaměstnanců. Investice do vzdělávání pracovníků a transparentní komunikace o výhodách cloudových řešení mohou výrazně snížit odpor ke změnám.

Technologie je jen polovina rovnice

Podniková schizofrenie není problémem technologie. Je to kulturní problém. Mnoho společností dnes disponuje nejmodernějšími nástroji, ale stále fungují, jako by byly v roce 2005. Změna nespočívá v implementaci softwaru, ale v transformaci myšlení. Pokud chceme, aby moderní IT nástroje přinášely hodnotu, musíme být také ochotní změnit způsob práce a nebát se rozloučit se zvyky, které nás brzdí.

Autor je redaktor Nextech

Článek vyšel v magazínu CIOtrends 4/2025

CIOtrends si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.